Istnieje cały szereg różnorodnych przyczyn utraty danych – od uszkodzenia sprzętu przez awarie systemu aż po atak złośliwych programów – i nie sposób przewidzieć ich wszystkich. Jedną z najskuteczniejszych metod ochrony danych przed ewentualną utratą jest regularne wykonywanie kopii zapasowych. Zazwyczaj kopie takie są przechowywane na zewnętrznych nośnikach (jak dyski przenośne czy płyty CD/DVD). Od jakiegoś czasu coraz popularniejsze jest umieszczanie kopii bezpieczeństwa także w internecie. Wyspecjalizowane firmy oferują w swoich usługach zamieszczenie takiej kopii na swoim serwerze, dzięki czemu jest dostępna o każdej porze z dowolnego miejsca z dostępem do internetu. Przesłane dane są odpowiednio kompresowane i zabezpieczane (przy użyciu zaawansowanych metod szyfrowania). Jeśli konieczne będzie przywrócenie danych na podstawie kopii zapasowej, wystarczy zalogować się w serwisie i podać hasło, co da nam swobodny dostęp do zarchiwizowanych informacji i pozwoli na odtworzenie stanu sprzed awarii. Usługi tego typu są najczęściej płatne, jednak są to stosunkowo niskie koszty (kilka czy kilkanaście złotych w skali miesiąca). Poza tym, profilaktyka zawsze jest zdecydowanie tańsza niż koszty odzyskiwania danych utraconych w wyniku awarii czy uszkodzenia sprzętu.